Auxiliar Administrativo Digital

Un auxiliar administrativo digital es un especialista que está en auge y son muy solicitados. Se prevé que las funciones de apoyo administrativo crezcan un 6% de 2018 a 2028, lo que es más rápido que la media de todas las ocupaciones.

El mercado laboral para los auxiliares administrativos digitales es excelente y es una gran oportunidad para que te incorpores al mercado laboral y adquieras nuevas habilidades.

Si estás buscando un trabajo de auxiliar administrativo de nivel inicial o quieres avanzar en tu carrera, este artículo te dará pautas prácticas sobre cómo convertirte en uno exitoso.

¿Qué hace un auxiliar administrativo digital?

Ayudan a mantener el buen funcionamiento de la oficina ocupándose de las tareas cotidianas que hacen que la empresa siga funcionando. Las funciones de un asistente administrativo digital van desde la atención al cliente hasta la investigación y el análisis de datos.

Son la primera cara de la empresa y pueden hacer o deshacer las relaciones con los clientes.

Los auxiliares administrativos también realizan tareas de oficina, como preparar y organizar las órdenes del día de las reuniones, comunicados, pedir suministros, gestionar bases de datos, archivar, corregir y transcribir. Los auxiliares administrativos suelen estar involucrados en muchos proyectos diferentes y se espera que sean muy organizados y eficaces en la multitarea.

Habilidades clave de un asistente administrativo digital

Las habilidades mínimas para tener éxito como auxiliar administrativa/o digital.

Ser experto comunicador

Una de tus tareas diarias es la comunicación, enviar correos, comunicados, programar reuniones, el buen comunicador también debe ser capaz de entender el mensaje y sobre todo transmitirlo de la mejor forma posible para que no se distorsione y llegue correctamente.

El comunicador experto tiene una buena gramática y sabe desenvolverse con soltura al realizar o recibir una llamada telefónica o video conferencia. 

El buen comunicador también ayuda a su equipo en momentos de crisis o disputa, ya que eres un mediador que aporta soluciones y se compromete con el equipo.

Ayudas a crear y mantener la comunicación empresarial de forma profesional hacia clientes internos y externos, proveedores y entidades.

Gestionar el tiempo.

La gestión administrativa en ocasiones puede ser abrumadora sobre todo en los momentos pico o de alta temporada por eso es importante que tengas herramientas a tu alcance para cumplir con las tareas prioritarias y administrar el tiempo.

Las incidencias por lo regular consumen tiempo y a medida que las vayas documentando te facilitará tener las soluciones y compartirlas con el equipo, logrando ser efectivo e invertir el tiempo en otras tareas.

Un gran aliado es tener un sistema de documentación bien organizado para que todo el equipo pueda encontrar lo que busca. Nombres de carpetas y archivos claros, documentos siempre actualizados y disponibles.

Establecer una red de contactos y mantenerla.

De todo el equipo serás el centro, casi todas las decisiones pasarán por tus manos y tener contactos y mantenerlos activos es un as bajo la manga.

Una llamada o un email de felicitación o un comentario o un like en las redes de tus clientes o proveedores son gestos simples que dicen aquí estoy.  Una conversación informal, encontrar puntos afines con la otra persona que tratas diariamente, ayuda.

Los contactos son más importantes de lo que piensas y créeme el mundo es un pañuelo.

Tu trabajo debe SER y PARECER bueno en todos los sentidos posibles.

Autogestión bajo presión y procurar tener un buen entorno de trabajo.

El departamento de administración es un punto central cuando hay conflictos internos y externos.

Aquí saber gestionarte emocionalmente y mantener equilibrio aportará más beneficios al equipo.

Trabajar en el buen entorno de trabajo es sin lugar a duda de todos los aspectos el más importante, cumplir con riesgos laborales, orden y limpieza, el manejo de información confidencial, ciberseguridad, entre otros.

El manejo de las herramientas tecnológicas.

Tu conocimiento digital debe ser el más alto posible porque es tu herramienta de trabajo.

Saber compartir calendarios, organizar reuniones online, los manejadores de texto, base de datos, marketing online nivel medio, además del programa de gestión que utilice la empresa son todo puntos a tu favor.

Cada vez mas las empresas dan por sentado que controlas muchas aplicaciones y softwares al menos las de Microsoft Office 365 (Outlook, Excel, Word, PowerPoint) o las de Google Workspace porque son bastante similares.

Entre otros programas de gestión (Sage, A3) y el más popular Holded.

Además de manejar las redes sociales y gestionar las reseñas de los clientes.

¿Cuánto gana un auxiliar administrativo?

El salario mínimo de un auxiliar administrativo en España está regulado en Real Decreto 152/2022, de 22 de febrero, por el que se fija el salario mínimo interprofesional para 2022.

Aunque a priori te pueda sorprender por todas las tareas que se requieran, aquí pondrás a prueba tu habilidad negociadora.

Todo dependerá de la experiencia que tengas y también del área de especialización y eso suma tenlo en cuenta, al ser un especialista digital.

A medida que vayas demostrando valía será más fácil pedir aumento y si has trabajado los puntos anteriores (tu red de contactos) abres un mundo de posibilidades en el mercado laboral.

Algunas competencias para poner en tu curriculum de Auxiliar administrativo y comentar el día de la entrevista.

Habilidades de resolución de problemas: los asistentes administrativos a menudo tienen que resolver problemas complejos de manera oportuna. Las habilidades de resolución de problemas son fundamentales para que los asistentes administrativos tengan éxito en su trabajo.

Atención al detalle: los asistentes administrativos suelen manejar documentos e información importantes. La atención al detalle les ayuda a garantizar que la información importante sea precisa y correcta.

Capacidad de comunicación: los auxiliares administrativos suelen comunicarse con empleados, clientes y proveedores. Es fundamental que sea capaz de comunicarse con eficacia y profesionalidad.

Capacidad de organización: los asistentes administrativos suelen realizar una gran variedad de tareas. Deberá ser organizado para poder gestionar eficazmente su carga de trabajo.

Conocimientos informáticos: los asistentes administrativos suelen utilizar programas informáticos para comunicarse, programar eventos, redactar correspondencia y gestionar proyectos. Los conocimientos informáticos son esenciales para los asistentes administrativos digitales.

Conocimientos de atención al cliente: los auxiliares administrativos suelen interactuar con clientes y consumidores. Los conocimientos de atención al cliente son esenciales para que los auxiliares administrativos manejen eficazmente estas interacciones.

¿Dónde puedo aprender a ser administrativa/o digital de éxito?

En la actualidad tienes una infinidad de herramientas para realizar todo tipo de tareas, el tema está en saber elegir las adecuadas y utilizarlas bien.  Las herramientas digitales te facilitan las tareas repetitivas.

Estamos preparando un curso enfocado a primer empleo, estamos trabajando en ello y si te interesa puedes suscribirte y poner en el mensaje que estas interesada o interesado así serás de los primeros y por ende tendrás unos bonus de cortesía.